Con la digitalización avanzando a paso firme, el nuevo marco legal impulsado por la Ley Crea y Crece marca un antes y un después para autónomos y pequeñas empresas: la factura electrónica será obligatoria.
A partir de 2025, todas las operaciones entre profesionales y empresas deberán documentarse electrónicamente, lo que va a modificar también el cumplimiento con Hacienda.
¿Qué significa esto exactamente? ¿A quién afecta y cómo hay que prepararse?
¿Qué es la factura electrónica y por qué será obligatoria?
A partir de 2025, la factura electrónica será una obligación legal para autónomos y pymes en España.
En primer lugar, es importante tener claro qué es una factura electrónica y por qué se ha decidido dar este paso de manera progresiva y obligatoria.
Objetivos de esta medida
La factura electrónica no es simplemente una “factura en PDF”.
Se trata de un documento digital estructurado, generado y recibido por medios electrónicos, que cumple con una serie de requisitos técnicos y tiene la misma validez legal que una factura en papel.
Su implantación obligatoria tiene varios objetivos:
- Luchar contra la morosidad: permite un mayor control de los plazos de pago.
- Reducir el fraude fiscal: Hacienda tendrá un acceso más ágil y transparente a la información contable.
- Impulsar la digitalización empresarial: especialmente entre autónomos y pymes que todavía dependen de procesos manuales.
- Ahorro de costes y tiempo: automatizar la facturación, reduce errores, papel y trámites administrativos.
Marco legal: Ley Crea y Crece y calendario de implementación
La Ley 18/2022, conocida como “Ley Crea y Crece”, publicada en el BOE el 29 de septiembre de 2022, establece la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas en todas las operaciones entre empresarios y profesionales.
¿Qué dice esta norma?
- Las empresas con facturación superior a 8 millones de euros ya han debido de comenzar a cumplir con la norma desde 2024, una vez se hizo público el reglamento técnico en el BOE.
- Los Autónomos y pymes con facturación inferior van a disponer de 2 años desde la publicación del reglamento, por lo que la obligación efectiva será este 2025.
A fecha de mayo de 2025, el reglamento técnico ya ha sido aprobado y publicado, lo que activa definitivamente los plazos para todas las empresas y profesionales.
¿A quién afecta la nueva obligación?
La obligatoriedad de emitir factura electrónica no será igual para todos desde el primer día.
El calendario de aplicación depende principalmente del volumen de facturación del profesional o empresa, aunque el destino final es el mismo: todos deberán adaptarse.
¿A quién afecta, cuándo y cómo?
Autónomos: actividades profesionales y comerciales
Todos los autónomos que emitan facturas a otras empresas o profesionales estarán obligados a hacerlo en formato electrónico.
Da igual si trabajas como diseñador gráfico, abogado, técnico instalador o vendes productos por internet.
Deberás emitir tus facturas mediante una plataforma autorizada y en el formato que exija la normativa.
Pymes y sociedades: umbrales de facturación y plazos
Las pequeñas y medianas empresas deberán adoptar la factura electrónica también, pero el calendario depende de sus ingresos anuales:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: obligación en vigor desde 2024, con un plazo de 1 año desde la publicación del reglamento técnico (que ya ha ocurrido).
- Empresas con facturación igual o inferior a 8 millones de euros (la mayoría de pymes): disponen de 2 años de margen desde la publicación del reglamento, por lo que deberán comenzar a emitir factura electrónica a lo largo de 2025.
Cómo emitir facturas electrónicas correctamente
Adaptarse a la nueva normativa no significa solo dejar de emitir facturas en papel o en PDF.
Para cumplir con la obligación legal, autónomos y pymes deberán asegurarse de que sus facturas electrónicas cumplan una serie de requisitos técnicos y legales.
Requisitos técnicos y formato estructurado
La factura electrónica deberá cumplir con un formato estructurado que permita su lectura automatizada por parte de la Agencia Tributaria.
No sirve cualquier archivo digital: el PDF por sí solo no es válido como factura electrónica legalmente aceptada.
El formato más utilizado y admitido es el Formato Facturae (XML estructurado), que ya es obligatorio para facturar a las Administraciones Públicas.
Este formato se estandarizará también en las operaciones entre empresas y profesionales.
Requisitos clave:
- Firma electrónica reconocida del emisor
- Integridad del contenido
- Legibilidad y trazabilidad
- Conservación durante el plazo legal (mínimo 4 años)
Qué plataformas o programas son válidos
Para emitir factura electrónica puedes utilizar:
- Programas de facturación homologados que generen facturas en formato estructurado (como Quipu, Holded, Sage, Contasimple, etc.)
- La plataforma pública FACeB2B, gratuita, creada por la Administración.
- Software propio, siempre que cumpla los requisitos técnicos exigidos por el reglamento.
Recomendación: si ya usas un programa de facturación, asegúrate de que esté actualizado para cumplir con Facturae y con las nuevas obligaciones.
Cómo conservar
Las facturas electrónicas deben almacenarse digitalmente de forma segura durante el periodo legal establecido (normalmente 4 años).
Deben estar disponibles en caso de inspección de Hacienda o requerimientos de clientes.
Consecuencias de no adaptarse a tiempo
La factura electrónica no es una recomendación ni una moda, sino una obligación legal.
No cumplir con esta normativa puede tener consecuencias importantes para autónomos y pymes, tanto a nivel fiscal como operativo.
Posibles sanciones
La Ley Crea y Crece establece que el incumplimiento de la obligación de emitir factura electrónica puede conllevar sanciones económicas.
No estar preparado puede derivar en:
❌ Multas por no emitir factura en formato electrónico cuando sea obligatorio.
❌ Imposibilidad de deducir ciertos gastos si la factura no cumple los requisitos legales.
❌ Pérdida de validez fiscal de la factura, lo que afecta a la contabilidad y a futuras declaraciones de impuestos.
Las sanciones estarán en función de la gravedad del incumplimiento y del volumen de operaciones afectadas.
Riesgos fiscales y pérdida de clientes
Más allá de las sanciones, no adaptarse a la factura electrónica puede suponer un freno en tu actividad diaria:
- Pérdida de clientes empresariales: muchas empresas exigirán solo facturas electrónicas.
- Dificultades para justificar ingresos o gastos ante Hacienda si no se dispone del formato adecuado.
- Problemas de trazabilidad y control contable: seguir facturando en papel o en PDF manual puede generar errores, duplicidades o falta de registros válidos.
Emitir correctamente tus facturas en formato electrónico no solo evita sanciones, sino que protege tu negocio y lo mantiene competitivo.
Ventajas de adoptar la factura electrónica cuanto antes
Aunque la obligación legal es el principal motivo para dar el paso, la factura electrónica no solo supone un trámite más.
Supone también mejoras claras en la gestión, el control y la eficiencia de sus negocios.
Adelantarse a la normativa puede marcar una diferencia competitiva.
Automatización y ahorro de tiempo
Uno de los beneficios más evidentes es la automatización del proceso de facturación:
- Generación y envío automáticos de facturas a clientes.
- Cálculo automático de impuestos y vencimientos.
- Menor riesgo de errores manuales (fechas, importes, retenciones…).
- Conciliación contable más ágil, especialmente si se integra con tu programa de gestión o tu asesoría.
En definitiva, menos tiempo en tareas administrativas y más tiempo para tu negocio.
Mayor control fiscal y trazabilidad
Las facturas electrónicas permiten un seguimiento detallado de cada operación, lo cual mejora:
✓ El control de cobros y pagos.
✓ La preparación de impuestos (IVA, IRPF, Impuesto de Sociedades).
✓ La transparencia ante Hacienda.
Mejora en la relación con clientes y proveedores
Contar con un sistema profesional de facturación también mejora la imagen que transmites:
- Facilitas el proceso a tus clientes, que reciben la factura lista para su contabilidad.
- Aumentas la confianza al cumplir con la normativa y los estándares del mercado.
- Reduces incidencias y malentendidos con facturas extraviadas, duplicadas o mal generadas.
Conclusión: digitalización obligatoria, pero también una oportunidad
La obligación de emitir facturas electrónicas en 2025 no es solo un nuevo trámite fiscal: es el impulso definitivo hacia una gestión más eficiente, segura y profesional.
Para muchos autónomos y pymes, este cambio puede parecer complejo al principio, pero con una buena planificación y las herramientas adecuadas, se convierte en una ventaja competitiva.
Nuestro consejo como asesores: no esperes al último momento.
Y si tienes dudas o necesitas asesoramiento sobre cómo adaptar tu facturación a la nueva normativa electrónica, contáctanos y te ayudaremos a digitalizar tu facturación de manera segura y sencilla.
